Votre facturation est-elle bien aux normes ?
Qu’est ce qu’une facture ?
📝 Une facture est un élément de preuve d’une opération commerciale, et garantie donc une valeur juridique importante. Celle-ci à plusieurs fonctions :
- Elle matérialise une transaction financière
- Elle constitue un justificatif pour votre comptable
- Elle sert de support pour la TVA
Entre professionnels
🤝 La facturation en double exemplaire est obligatoire entre professionnels. Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services.
De professionnel à particulier
🏷️ Pour la vente d’un produit, l’émission d’une facture n’est obligatoire que dans certains cas :
- A la demande du client
- Lors des ventes à distance
- Les livraisons extracommunautaires exonérées de TVA
🔨 Pour une prestation de service, il est obligatoire d’établir une facture si :
- Le prix est supérieur à 25€ TTC
- Sur demande du client
✍️ Celle-ci doit être rédigée en deux exemplaires, et doit contenir certaines mentions comme :
- La date de la rédaction de la facture
- Le nom et l’adresse de l’entreprise : c'est le moment pour mettre en avant votre identité visuelle en incluant votre logo !
- Le nom du client
- La date de la prestation
- La quantité et le prix de chaque prestation en détail
- La somme totale à payer
- Le numéro de la facture : il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et qui doit apparaitre sans “trou”. Une facture ne pouvant être modifiée ou supprimée. La numérotation peut aussi se faire par séries distinctes, comme un préfixe par année par exemple.
- L’identité du vendeur : la dénomination sociale, l’adresse du client, l’adresse de livraison, l’adresse de facturation si elle est différente.
- Le numéro de bon de commande
- Le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire. A savoir que ces mentions ne sont pas obligatoires si le montant HT de la facture n’excède pas les 150€.
- Le décompte des produits et services : La nature, la marque, la référence des produits, les matériaux fournis, et la main d’œuvres. Il faut également préciser la dénomination, la quantité, le prix unitaire HT ainsi que le taux de TVA, et les remises ou rabais si existants.
- Le prix catalogue : Le prix unitaire hors TVA des produits, ou le taux horaire hors TVA des services.
- Le taux de TVA applicable : Si différents taux de TVA s’appliquent, il faut qu’ils apparaissent de manière claire pour chaque produit ou service.
- Les réductions éventuelles : Les rabais, et remises
- La somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises
- L’adresse de facturation : Si celle-ci est différente de celle du siège de l’entreprise
- Les informations sur le paiement : La date à laquelle le paiement doit être réalisé, les conditions en cas de paiement anticipé, le taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard.
- La garantie légale de conformité de deux ans minimum d’après le décret décret n° 2021-609 du 18 mai 2021
Les sanctions possibles
🧑⚖️ Une entreprise qui ne respecte pas ses conditions s’expose à :
- Une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte sur une facture.
- Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation et de factures fictives.
💡 La personne physique désigne un individu. La personne morale est une entité juridique composée d'une collection d'individus.
Conservation de la facture
💾 Les factures doivent être conservées pendant 10 ans. Celles-ci peuvent être en format papier ou électronique.
A l’étranger 🌍
Il est possible de facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (comme le dollar, ou le livre sterling) et la réintégration dans la comptabilité de l’entreprise doit se faire en euros
Pour la rédaction, la facture peut être rédigée dans une langue étrangère. L’administration se réserve le droit d’exiger une traduction certifiée par un traducteur juré, ce qui est préférable en cas de contrôle.
Exemple d'une facture type